Comment gérer les loyers : régularisation de charges, impayés
La collecte des loyers est une partie essentielle de la gestion de biens immobiliers, que vous soyez propriétaire, gestionnaire immobilier ou locataire. Elle nécessite une approche professionnelle et une communication ouverte avec les locataires. En mettant en place des politiques claires et en respectant les réglementations en vigueur, vous pouvez simplifier le processus de collecte des loyers et éviter les problèmes potentiels
Gérer les loyers de manière efficace
Voici comment collecter les loyers de manière efficace et professionnelle :
Option de paiement :- Virement bancaire : Encouragez les locataires à effectuer des virements bancaires ou des paiements électroniques pour plus de rapidité et d'efficacité.
- Chèque : Acceptez les chèques, mais assurez-vous qu'ils sont datés correctement et signés. Vous devrez les déposer à la banque.
Contrat de location : Clarté des termes : Assurez-vous que le contrat de location précise clairement les modalités de paiement, y compris la date d'échéance, le montant du loyer, , le mode de paiement préféré, etc. Le propriétaire ne peut pas appliquer des pénalités en cas de retard, il s’agit là de clauses abusives. Même si elles étaient mentionnées sur le bail, elles seraient réputées non écrites.
Contrat de location : Clarté des termes : Assurez-vous que le contrat de location précise clairement les modalités de paiement, y compris la date d'échéance, le montant du loyer, , le mode de paiement préféré, etc. Le propriétaire ne peut pas appliquer des pénalités en cas de retard, il s’agit là de clauses abusives. Même si elles étaient mentionnées sur le bail, elles seraient réputées non écrites.
Les quittances : Le propriétaire est tenu de les délivrer dès lors que le locataire les demande.
Communication ouverte : Soyez accessible : Tenez-vous disponible pour répondre aux questions ou aux préoccupations des locataires concernant le paiement du loyer.
Consignation : Sécurité des paiements : Veillez à conserver les paiements de loyer en toute sécurité, que ce soit sur un compte bancaire distinct ou par tout autre moyen sûr.
Suivi des paiements :Registre des paiements : Maintenez un registre précis des paiements de loyer, y compris les dates, les montants et les noms des locataires.
Indexation des loyers
Respectez la règlementation
A condition que cette clause soit mentionnée sur le bail, le loyer peut être révisé tous les ans de la valeur de l’Index de Revalorisation des loyers (IRL).
Calcul : Nouveau loyer = loyer en cours X nouvel IRL du trimestre de référence du contrat / IRL du même trimestre de l'année précédente. Le propriétaire peut appliquer la révision annuelle du loyer de son locataire dans l’année suivant la date de révision mentionnée sur le bail.
Le propriétaire ne peut pas l’appliquer rétroactivement, depuis la loi ALUR de 2014.
En cas de retard de moins de 12 mois :
Vous aviez indexé le loyer en octobre 2021, et vous avez oublié de le faire en octobre 2022. Vous avez toujours la possibilité d’indexer comme si vous l’aviez fait en octobre 2021, donc en comparant les indices 4T2020 et 4T2021, la date d’indexation pour la suite sera bien enregistrée à octobre 2022 (donc il faudra indexer en octobre 2023 la prochaine fois). En revanche le nouveau loyer ne sera pas applicable rétroactivement en octobre 2022, donc si nous sommes en mars 2023, le nouveau loyer ne sera applicable qu’à partir d’avril 2023.
Si le retard est supérieur à 12 mois :
Vous avez oublié d’appliquer l’indexation ces dernières années, la dernière par exemple, date de 2015 et en octobre 2023 vous souhaitez réviser le loyer. Toutes ces années sont perdues car elles ont plus de 12 mois (loi de 1989). Vous ne pourrez indexer qu’à partir de l’évolution sur 12 mois du dernier indice publié. En octobre 2023 vous ne prendrez que le 4T2023 comparé au 4T2022. Par exemple : vous ne pourrez donc indexer qu’à partir de l’évolution sur 12 mois du dernier indice publié, donc si vous êtes en octobre 2023 en prenant le 4T2023 comparé au 4T2022 Elle est applicable seulement à partir de la demande du propriétaire. Si la période d’un an est passée, le propriétaire a perdu son indexation
La régularisation de charges
Les charges locatives sont payées par système de provision par le locataire. A la fin de l’exercice comptable, le propriétaire procède à la régularisation annuelle.
Le locataire reçoit donc les documents nécessaires à la compréhension de la régularisation, et ce, un mois avant le paiement. Ces documents doivent mentionner :
- Le décompte des charges locatives par nature de charges (ascenseur, taxe sur les ordures ménagères, eau…)
- Le mode de répartition des charges entre les logements. Le locataire peut demander que le propriétaire lui présente les pièces justificatives et doit les tenir à disposition durant 6 mois. Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans , la régularisation des charges, même si le locataire est parti du logement.
Recours en cas de non-paiement
Si un locataire ne paie pas son loyer et ne coopère pas pour résoudre le problème, suivez les procédures légales appropriées conformément aux lois locales.
La gestion des impayés de loyers est une préoccupation importante pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers.
Prévention
Contrat de location solide : Élaborez un contrat de location solide qui stipule clairement les conditions de paiement du loyer, les dates d'échéance et les pénalités en cas de retard.
Ajouter la clause résolutoire qui permet au propriétaire de résilier le bail en cas de défaut de paiement de loyers.
Communication
Rappels amicaux : En cas de retard de paiement, communiquez immédiatement avec le locataire de manière amicale. Parfois, les retards sont dus à des problèmes temporaires.
Appels téléphoniques : Contactez le locataire par téléphone pour discuter de la situation et trouver des solutions.
Lettre de rappel : Si le retard persiste, envoyez une lettre de rappel formelle indiquant le montant dû, la date d'échéance et les conséquences du non-paiement.
Plan de paiement
Accord de paiement : Si le locataire éprouve des difficultés financières temporaires, envisagez de conclure un accord de paiement échelonné pour récupérer les paiements en retard.
Documentez tout : Assurez-vous de documenter tous les accords de paiement par écrit pour éviter toute confusion ultérieure.
Le garant : lors de la signature du bail, il s’engage à régler les loyers en cas de défaillance du locataire. Prenez contact avec lui et envisagez une procédure à l’amiable.
Recours légaux
Mise en demeure : Si les tentatives de résolution à l'amiable échouent, envisagez d'envoyer une mise en demeure formelle demandant le paiement du loyer en retard dans un délai spécifié.
Le conciliateur de justice : dans le cadre d’un règlement du litige à l’amiable, vous pouvez contacter le conciliateur de votre circonscription. L’intervention de cet acteur de la justice peut aider à trouver un compromis en vue du règlement de la dette.
L’huissier de justice : vous pouvez faire appel à ce professionnel qui établira un commandement de payer en application de la clause résolutoire. Le locataire aura alors 2 mois pour régler la situation, sans quoi, il risque l’expulsion. Le commandement de payer peut aussi concerner le garant.
Le Tribunal Judiciaire : passé ce délai, vous pourrez saisir le Tribunal judiciaire pour obtenir la condamnation du locataire au paiement des impayés et l’autorisation d’expulser les occupants du logement.
Expulsion : Si le locataire ne se conforme pas à l'accord ou ne paie pas le loyer en retard, envisagez d'entamer une procédure d'expulsion conformément aux lois locales.
Recouvrement de la dette
Recouvrement professionnel : Si le locataire quitte les lieux et laisse une dette de loyers impayée, envisagez de faire appel à un service de recouvrement de créances professionnel pour récupérer les montants impayés.
La gestion des impayés de loyers nécessite une approche proactive et une communication ouverte avec les locataires. La prévention, la résolution à l'amiable et, si nécessaire, les recours légaux sont des étapes clés pour gérer efficacement cette situation délicate.